Executive Assistant (m/w/d) Finance Operations & HR Management

Du willst Struktur schaffen, wo andere nur verwalten?

Für unsere Privatpraxis für regenerative Orthopädie, Osteopathie und Bewegungsmedizin in Freiburg suchen wir ab sofort in Vollzeit eine:n Executive Assistant (m/w/d) für Finance, Operations & HR.

Du entlastest die Geschäftsleitung spürbar und bringst unsere administrativen Prozesse auf das nächste Level. Du verbindest wirtschaftliches Denken mit Begeisterung für Sport, Gesundheit und digitale Effizienz. Und du willst Verantwortung übernehmen, statt nur Aufgaben abzuarbeiten.

Deine Mission: Maximale Entlastung der Geschäftsleitung, Systematisierung & operative Exzellenz

Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei und hebst unsere administrativen Bereiche auf ein neues Exzellenz-Level. Du trägst Verantwortung für Finanzen, Operations und Personalmanagement. Dabei führst du nicht nur aus, sondern gestaltest als Architekt:in unsere Workflows mit. Gemeinsam mit der Geschäftsführung und unseren KI-Spezialisten strukturierst, optimierst und automatisierst du diese Bereiche konsequent.

Deine Aufgaben

Vorbereitende Buchhaltung & Finanzen

• Du verantwortest das Belegmanagement, die Rechnungsprüfung und die fehlerfreie Aufbereitung für DATEV.

• Du überwachst Zahlungsein- und -ausgänge und verhinderst Flüchtigkeitsfehler (z. B. bei Mehrwertsteuerbeträgen oder Doppelzahlungen) durch klare Strukturen.

HR-Management & Personaladministration

• Onboarding: Du begleitest neue Mitarbeitende vom Vertrag bis zum ersten Arbeitstag. Mit strukturierten Abläufen sorgst du dafür, dass sie vom ersten Tag an ankommen.

• Dienst- & Urlaubsplanung: Du erstellst Dienstpläne und koordinierst Urlaubsanträge. So sind Praxisbetrieb und Patientenversorgung jederzeit gesichert.

• Zeitkonten: Du prüfst und korrigierst Arbeitszeitkonten zuverlässig.

• Monatsabschluss: Du bereitest alle lohnrelevanten Daten vollständig und termingerecht auf, inklusive Krankheitstage und Stunden unserer Werkstudent:innen.

KI-Integration & Automatisierung

• Du nutzt aktiv KI-Tools und moderne Software-Lösungen (z. B. GetMyInvoice), um Prozesse in Buchhaltung, Belegverwaltung und HR zu verschlanken und zu automatisieren.

Executive & Personal Office Management

• Business Operations: Du managst proaktiv Kalender und E-Mail-Kommunikation. Du bist die souveräne Anlaufstelle für Mitarbeitende sowie interne und externe Partner und kommunizierst stets professionell in unserem Sinne.

• Private Administration: Du übernimmst die private Assistenz der Eigentümer, z. B. Versicherungsverträge, Immobilienverwaltung inkl. Nebenkostenabrechnungen und Postbearbeitung.

• Entlastung als Prinzip: Du denkst voraus und erledigst Aufgaben, bevor sie zum To-do werden. Bei Unklarheiten recherchierst du selbstständig und präsentierst fertige Lösungswege statt offener Fragen.

Das bieten wir dir

In unserer modernen Privatpraxis bekommst du nicht einfach einen Job, sondern ein Umfeld, das dich wachsen lässt.

• Modernes Arbeitsumfeld: Du arbeitest in einer der innovativsten Privatpraxen Freiburgs. Dich erwarten digitale Prozesse, KI-Tools im Alltag und Strukturen, die dir Raum für wirklich gute Arbeit lassen.

• Wertschätzung & Teamkultur: Du wirst Teil eines eingespielten, kollegialen Expertenteams mit positiver, wertschätzender Atmosphäre.

• Attraktive Vergütung: Dein Gehaltspaket entspricht deiner Expertise und deinem Engagement.

• Fokus auf Weiterbildung: Du hast 5 voll bezahlte Fortbildungstage pro Jahr. Dazu kommen interne Weiterbildungen und Unterstützung in Persönlichkeitsentwicklung und Kommunikation, z. B. durch jährliche Events wie Tony Robbins.

• Interne AI-Trainings: Du erhältst Zugang zu exklusiven internen KI-Schulungen und nimmst an Team-Hackathons teil.

• Team-Spirit & Events: Wir erleben viel gemeinsam, zum Beispiel Freiburg-Marathon, B2B-Run, Golfkurs, Spargelessen, Caipirinha-Party, Glühwein-Advent, Neujahrs-Kochkurs und Filmdreh-Events.

• Erholung & Sicherheit: Du hast 30 Tage Urlaub bei 12 Monatsgehältern. Eine strukturierte Jahresplanung sichert deine Erholung und Fortbildung.

• Wachstumsorientiertes Umfeld: Bei uns erwarten dich ehrliches Feedback, anregende Gespräche und Professionalität ohne veraltete Hierarchien.

Über Orthopassion

Wir haben die Vision, als führender Anbieter für regenerative Orthopädie, Osteopathie und Bewegungsmedizin unseren Patient:innen eine umfassende, moderne und hochwertige Versorgung zu bieten. Wir leben das CANEI-Prinzip (Continuous and Never-Ending Improvement) und verbessern unsere Prozesse ständig weiter. Unser Ziel: Patient:innen ein schmerzfreies, aktives Leben zu ermöglichen. Gleichzeitig schaffen wir ein Arbeitsumfeld, in dem sich jede:r wohlfühlt und persönlich wie fachlich wächst.

Warum diese Stelle perfekt für dich ist

Du bringst dein betriebswirtschaftliches Know-how dort ein, wo Bewegung und Gesundheit im Mittelpunkt stehen: in einer Praxis, die Menschen zurück in ein aktives Leben begleitet. Bei uns verbindest du berufliches Wachstum mit einem Umfeld, in dem du wirklich gebraucht wirst, und das spürst.

Haben wir dein Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Wir begleiten dich persönlich durch den Prozess und zeigen dir, warum Orthopassion mehr ist als ein Arbeitsplatz.

Deine Ansprechpartnerin: Tina Ehret // Business Assistant + Marketing Managerin

Deine Qualifikation

• Du hast ein abgeschlossenes Bachelorstudium in Sportmanagement, Sportökonomie oder einem vergleichbaren wirtschaftlichen Studiengang.

• Idealerweise hast du praktische Erfahrung in Assistenz, Organisation, Buchhaltung oder Personalwesen, z. B. durch Praktika, eine Werkstudententätigkeit oder Vereinsarbeit.

• Zahlenaffinität & Sorgfalt: Du gehst sicher mit Excel oder Google Sheets um. DATEV-Kenntnisse sind ein Plus.
  

Dein Mindset

• Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und schaffst Struktur.

• Selbstmanagement & Resilienz: Du hast feste Routinen, um dich auch in stressigen Phasen gut zu regulieren.

• Drive für Persönlichkeitsentwicklung: Du interessierst dich für Peak-Performance-Konzepte und willst jeden Tag dazulernen. Das tun wir auch, und vieles davon gemeinsam als Team.

• Technologie- & KI-Affinität: Du nutzt KI (z. B. ChatGPT, Claude, Gemini) bereits aktiv und arbeitest dich gern in neue Systeme ein.

• Radikale Verlässlichkeit: Du arbeitest präzise, eigenständig und zu 100 % verlässlich.

• Diskretion: Du gehst selbstverständlich vertraulich mit sensiblen Personal- und Finanzdaten um.