Executive Assistant (m/w/d) Finance Operations & HR Management

Du willst Struktur schaffen, wo andere nur verwalten?

Für unsere Privatpraxis für regenerative Orthopädie, Osteopathie und Bewegungsmedizin in Freiburg suchen wir ab sofort in Vollzeit eine:n Executive Assistant (m/w/d) für Finance, Operations & HR.

Du entlastest die Geschäftsleitung spürbar und bringst unsere administrativen Prozesse auf das nächste Level. Du verbindest wirtschaftliches Denken mit Begeisterung für Sport, Gesundheit und digitale Effizienz. Und du willst Verantwortung übernehmen, statt nur Aufgaben abzuarbeiten.

Mehr zu Orthopassion

Deine Mission: Maximale Entlastung der Geschäftsleitung, Systematisierung & operative Exzellenz

Du hältst der Geschäftsführung den Rücken frei und sorgst dafür, dass HR, Finanzen und Organisation rund laufen. Die Arbeit ist koordinierend, software­gebunden und wiederkehrend — du führst sie selbst aus, mit dem Ziel, sie mit uns Schritt für Schritt zu strukturieren und weiter zu automatisieren.

Deine Aufgaben

Personal & HR

• Bewerbermanagement: Bewerbungen sichten und verwalten, mit Bewerbern kommunizieren, Gespräche terminieren und den Prozess vom Eingang bis zur Entscheidung koordinieren.

• Onboarding: Einarbeitungspläne erstellen, passende Lernpfade in unserer Lernplattform (360Learning) zuweisen und terminieren, Mentoren-Betreuung im Dienstplan verankern. Eingearbeitet wird von den Mentoren — organisiert und koordiniert wird es von dir.

• Dienstplanung in Zusammenarbeit mit dem Praxismanagement

• ⁠Urlaubs- und Fortbildungsplanung: Urlaubsanträge und Fortbildungstage teamübergreifend koordinieren, auf Besetzung achten und mit dem Dienstplan in Einklang bringen.

• Arbeitsverträge: Arbeits- und Änderungsverträge vorbereiten, korrekt aufsetzen und fristgerecht in die Wege leiten.

• Arbeitsplatzbeschreibungen:* aktuell halten, auf Vollständigkeit und Konsistenz prüfen und bei Änderungen nachziehen.

• ⁠Zeiterfassung & Lohn:*Zeiterfassung in TimeOS prüfen und die Monatsmeldung fristgerecht ans Lohnbüro übergeben.

Finanzen (weitgehend automatisiert — du steuerst und überwachst)*

• Fällige Rechnungen in DATEV als Überweisung anlegen.

• ⁠Regelmäßig die vom System automatisiert gemeldeten fehlenden Rechnungen im Blick behalten und nachverfolgen.

• ⁠Verstehen, was unsere KI-gestützte Belegautomatik im Hintergrund tut, und die daraus entstehenden Finanzauswertungen für uns nutzbar machen. Hier zählt analytisches Denken und die Vorstellungskraft, wie die Prozesse zusammenspielen — nicht das manuelle Abarbeiten.

Assistenz & Organisation

• Postfach-Management der Geschäftsleitung: Den E-Mail-Verkehr beider Geschäftsführer täglich verarbeiten, priorisieren und vorbereiten.

• ⁠Aufgabensteuerung in Slack: Wochenplanung, Priorisierung, Deadlines und Bearbeitungsstände konsequent pflegen — für dich und die Geschäftsleitung.

• Termin- und Kalendermanagment, Reisekoordination inklusive Buchung, Dokumentation Reisekostenabrechnung, Dokumenten Ablage, Persönliche Assistenz bei Versicherungsangelegenheiten, Betreuung von Mietrwechsel von Immobilien der Eigentümer etc.

So sieht dein Alltag wirklich aus — die ehrliche Version

Ein fester Teil dieser Rolle ist wiederkehrende, regelgebundene Koordinations- und Systemarbeit: Verträge sauber aufsetzen, Onboarding-Pläne bauen, Fristen ans Lohnbüro halten, Überweisungen anlegen, Postfächer verarbeiten — immer genau, immer termingebunden, jeden Monat aufs Neue. Unser Ziel ist, das mit dir weiter zu automatisieren — aber die ersten Monate beherrschst du es erst einmal selbst, sauber und verlässlich. Dir muss dieser Teil nicht deine Lieblingsaufgabe sein. Aber er muss dir grundsätzlich liegen und darf dich nicht auslaugen. Wenn wiederkehrende, strukturgebundene Systemarbeit dir dauerhaft Energie zieht, ist diese Stelle nicht die richtige für dich — und das ist völlig okay.

Deine Qualifikation

• Du bringst eine kaufmännische Grundlage mit — z. B. eine kaufmännische Ausbildung, ein wirtschaftliches Studium (gerne auch Sportmanagement/-ökonomie) oder vergleichbare Erfahrung in Assistenz, Buchhaltung oder Personalwesen. Wichtiger als der genaue Abschluss ist uns, dass du strukturiert, sorgfältig und verlässlich arbeitest.

• Erste Erfahrung in HR-Verwaltung, vorbereitender Buchhaltung oder Assistenz ist ein klares Plus — z. B. aus Praktikum, Werkstudententätigkeit oder erster Anstellung.

• Du gehst sicher mit Excel/Google Sheets um. DATEV-Kenntnisse sind ein Plus.

Dein Mindset

• Organisationstalent: Du behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und schaffst Struktur.

• Selbstmanagement & Resilienz:* Du hast feste Routinen, um dich auch in stressigen Phasen gut zu regulieren.

• Drive für Persönlichkeitsentwicklung: Du interessierst dich für Peak-Performance-Konzepte und willst jeden Tag dazulernen. Das tun wir auch, und vieles davon gemeinsam als Team.

• Technologie- & KI-Affinität: Du nutzt KI (z. B. ChatGPT, Claude, Gemini) bereits aktiv und arbeitest dich gern in neue Systeme ein. Noch wichtiger: Du willst verstehen, was ein automatisierter Prozess im Hintergrund tut, statt ihn nur zu bedienen.

• Radikale Verlässlichkeit: Du arbeitest präzise, eigenständig und zu 100 % verlässlich — gerade bei Fristen, Zahlen und Verträgen, wo Genauigkeit zählt.

• Diskretion: Du gehst selbstverständlich vertraulich mit sensiblen Personal- und Finanzdaten um.

Haben wir dein Interesse geweckt?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Wir begleiten dich persönlich durch den Prozess und zeigen dir, warum Orthopassion mehr ist als ein Arbeitsplatz.

Deine Ansprechpartnerin: Tina Ehret // Business Assistant + Marketing Managerin